現在、山梨県の東京大学同窓会「山梨銀杏会」の事務局長をしています。
今回は事務局の経験から学んだことについてです。
以前、全国の事務局が集まる会議で、活発な組織の方に会を盛り上げる秘訣を聞いてきました。そのときに、何人もの方から、
「良い組織には、根気強く情報発信をする事務局がいる」
ということを言葉を頂きました。
事務局の仕事は「やって当たり前」と思われたり、出したハガキの返信がこないこともあり、モチベーションが下がることも多いです。そして、情報発信の頻度が下がったり、形式的な連絡しかしなくなってしまいます。そして、さらに返信率が下がるという負の循環に陥ります。だからこそ、根気強く長期的な視野を持ち、情報発信を行うことが大切だということです。
実は、事務局の仕事は自分の性格上結構きついところがあります。（とてつもなく面倒くさがりですので・・・）
しかし、自分から引き受けたので、「どのように事務局の仕事を楽しむか？」と常に考えるようにしました。そして、「自分がどのように会を楽しむか？」ということもあわせて考えはじめました。活動自体を楽しめなければ、事務局の仕事もわくわくしないからです。
であるならば、「どのような会にするか？」と会の方針にまで自分が主体的に踏み込んで考えてもバチは当たらないと勝手に解釈しました（笑）。まさに、事務局の仕事は無限大。会のフィクサーとも言えるかも知れません（大袈裟かもしれませんが・・・）。
けれども、主体的に取り組むと、
「どのような案内がくると嬉しくなるか？」
「どのような資料が見やすいか？」
「どのような情報を欲しているのか？」
「どのような会にしていくのが良いか？」
といった1つ1つの作業がいろいろ勉強になることに気がつきました。本当に考えることがたくさんあります。だからこそ、根気強く情報発信を行う事務局は会を良くするのでしょうね。
これから、案内文の郵送の際は、会員の方たちを思い浮かべながら、一言愛用の万年筆で想いを綴りたいと思います。